Se puede decir que, actualmente, cualquier empresa utiliza documentación digital para su actividad diaria. Uno de los mayores avances para garantizar la autenticidad y prevalencia de la documentación digital es la firma electrónica que utiliza certificados digitales. La firma electrónica permite garantizar la identidad de la entidad firmante, así como la integridad del documento firmado. Por tanto, también certifica que dicho documento no ha sido modificado.
¿Cómo hacer uso de la firma electrónica?
Los certificados electrónicos
Primero debemos contar con un certificado digital como los de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o el del DNI electrónico) del firmante, los cuales son emitidos por una entidad emisora de certificados que dan fe de que el portador del certificado es quien dice ser.
Existen varias autoridades de certificación, como la ya mencionada FNMT, o la Dirección General de la Policía (para el DNI), etc. Si ya dispones de un certificado y quieres comprobar su validez, firmar, visualizar o validar una firma puedes utilizar los servicios del portal de firma electrónica.
Las entidades emiten distintos tipos de certificados dependiendo de si el solicitante es un ciudadano, un representante de una empresa, o un empleado público.
Si no contamos con un certificado electrónico, los pasos que debemos seguir son:
- Realizar una solicitud online. Al final de este proceso nos darán un código que será necesario para poder acreditar nuestra identidad.
- Presentarse en una Oficina de Registro para acreditar nuestra identidad. Para el DNI tendrás que personarte en las oficinas de la D. G. de la Policía. Si solicitas un certificado de representante de una empresa, además debes acreditar la existencia de la entidad, que tienes el poder de representación y su vigencia. Por su parte, La Agencia Tributaria actúa como Oficina de Registro de los certificados emitidos por la FNMT. Puedes buscar la Oficina de Registro para acreditar tu identidad en el mapa de la FNMT-RCM.
- Descargar el Certificado. Para ello, habremos de haber realizado el registro presencial y estar en posesión del código obtenido en el primer paso, el cual nos permitirá descargar el certificado vía Internet.
La firma electrónica
Una firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico, y que identifican al firmante de manera inequívoca, certifican la integridad del documento y aseguran que el firmante no puede repudiar lo firmado.
Una de las características más útiles que debes conocer, y que puede ir asociada a la firma electrónica es lo que se conoce como sellado en el tiempo. Se trata de un método para probar que un conjunto de datos (en este caso, la firma que se ha realizado) existió en un momento determinado (con fecha y hora concretas). El sellado de tiempo es aportado por un tercero de confianza denominado como Autoridad de Sellado de Tiempo.
Cómo firmar
Si ya cuentas con tu certificado digital, podrás comenzar a firmar documentos. La firma electrónica en documentos se puede realizar de dos formas: online, a través de un servicio de verificación y generación de firmas electrónicas como es VALIDe; o bien través de aplicaciones de firma electrónica o de ofimática que, tras ser descargadas y ejecutadas en un ordenador, permitirán realizar firmas de documentación sin la necesidad de estar conectado a Internet.
Algunas aplicaciones que puedes utilizar podrían ser:
- AutoFirma. Se trata de una aplicación de firma electrónica, que al poder ser ejecutada desde el navegador, permite la firma en páginas de Administración Electrónica cuando se requiere dicha firma en un procedimiento administrativo. En el ejemplo que mostramos a continuación, se ha procedido a la firma de un documento mediante el DNI a través de los siguientes pasos:
- Cliente eCofirma. En este caso, también se muestra la firma a través del DNI, cuyos pasos serían los siguientes:
